Produktivitäts-Killer E-Mail: Wichtigstes Arbeitswerkzeug & Stresserzeuger in einem
Das Postfach quillt über: Das akustische Signal ("Ping") ist zum Synonym für die "Information Worker" geworden - wie sie Bill Gates in seinem Strategiepapier ("Die neue Arbeitswelt") bezeichnet - und heute selbstverständlicher als das Läuten des Telefons. Eine Umfrage des US-Internetproviders AOL förderte diese Woche zutage, wie die E-Mail den Alltag privat und beruflich erobert hat: 41 Prozent der Amerikaner checken nach dem Aufstehen ihre Post, und ebenso viele sind schon mehr als einmal nachts aufgestanden, um nach der E-Post zu sehen. Geschätzte zehn Milliarden Mails flitzen täglich rund um den Globus, und das E-Postfach erobert - dank Push-Mail-Technologie am Mail-Handy - sukzessive Sakko- und Handtaschen.
Gemessen am gesamten Mailverkehrsaufkommen, nimmt sich der Anteil regulärer Mails zwar gering aus, doch setzt er immer mehr Büroarbeiter unter Infostress. In einer australischen Studie wurden leitende Angestellte von Psychologen befragt: 70 Prozent gaben an, dass sie die E-Mail-Flut unter Stress setze und 80 Prozent der Arbeitszeit in Anspruch nehme.
Hin zum Dokumentenmanagement
Mit Office 2003 wurden Funktionen wie etwa Quick Flags (Mail ordnen nach Prioritäten) oder auch Sharepoint (Plattformen für Teamwork) geschaffen. Wie sehr sich das Organisieren der Information weiter in die eigene Mailbox verlagern wird, zeigt sich auch daran, dass sich die nächste Version von Outlook (Herbst 2006) noch weiter vom Mail- hin zum Dokumentenmanagement-Programm entwickelt.
Private Mails im Job - Produktivitätskiller oder Motivation
Amerikanische Marktforscher haben sich erst kürzlich die private Nutzung der Büro-Infrastruktur angesehen. Die Hälfte der Befragten gab an, während der Arbeit auch private Dinge online zu erledigen, gar zehn Prozent verwenden gleich viel Zeit für Privates wie für den eigentlichen Job. Jede fünfte Mail, die ein Firmenmailnetz verlässt, geht mittlerweile an einen Webmail-Account, haben die Experten der englischen Firma e-mail-systems erhoben.
Mail statt Telefon
Doch ist es wirklich ein Problem, wenn die Hälfte der beruflichen Internetnutzer lieber auf den Frühstückskaffee verzichtet als auf den morgendlichen Mail-Check? Österreichs oberster Datenschützer Hans Zeger von der ARGE Daten sieht darin kein Problem. "Mails, die für die Lebensorganisation der Mitarbeiter nötig sind, können nicht verboten werden, und ein gewisses Ausmaß an privater Korrespondenz ist der Zufriedenheit sicher nicht abträglich. Früher haben sie halt telefoniert oder das Haus verlassen, heute wird gemailt."
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