ELAK bringt das Ende der Aktenberge: Ministerien verzichten auf den Papierkrieg

Von der Gesamtbevölkerung wiederum verfügten 56 Prozent über Zugang zum Internet, 30 Prozent davon würden den ELAK in Anspruch nehmen, was eine Quote von 16,8 Prozent ergibt. Der Geschäftsführer der Bundesrechenzentrum GmbH, Harald Neumann, bezifferte auf Anfrage der APA die Ausfallsicherheit des ELAK-Systems mit 99,7 Prozent. Roland Ledinger, Vorsitzender des ELAK-Lenkungsausschusses, ergänzte, dass dies pro Quartal einen maximalen Ausfall von 2,5 Stunden bedeuten würde.

Wegfall der Aktenberge
Ziel sei es gewesen, eine Vereinfachung und Beschleunigung bei der Abwicklung der Geschäftsfälle zu erreichen und eine Einheitlichkeit der Systembenützung zu gewährleisten. "Ein System für alle" und der Wegfall der Aktenberge hätten aber auch für die 7.500 Mitarbeiter in den Ministerien eine "fatale Änderung ihrer Arbeitsweise" zur Folge, so Ledinger. Die Einsetzung des ELAK sei "tatsächlich ein Kulturschock im Bereich der Arbeitnehmer. Es gibt kein Papier mehr. Das ist ein massiver Eingriff in den Organisationsablauf eines Ressorts". Auskünfte könnten "ad hoc" gegeben werden und man brauche nicht stundenlang nach einem Akt zu suchen. Denn "der elektronische Akt ist dann sofort greifbar". Man müsse bedenken, dass es rund 30 Millionen Aktenbewegungen in der Bundesverwaltung gebe.

Beschleunigung des Datenverkehrs
Erhard Schmidt, ebenfalls Geschäftsführer der Bundesrechenzentrum GmbH, bezifferte die Beschleunigung durch den elektronischen Datenablauf mit durchschnittlich 15 Prozent. Er sprach von einer "Drehscheibenfunktion" des ELAK für das E-Government. Er verwies dabei auch auf die Sensibilität der Daten. "Der Datenschutz hat einen übergeordneten Stellenwert. Wir können versichern, dass die elektronischen Daten bei uns in sichersten Händen sind".

Bis Jahresende arbeiten alle Ministerien mit ELAK
Derzeit arbeiten bereits 4.500 Mitarbeiter in sieben Ministerien mit dem ELAK. Bis Ende 2004 folgen die übrigen fünf Ministerien. Geplant ist eine Ausweitung auf 17.000 User in der gesamten Bundesverwaltung samt nachgelagerten Stellen. Das Projekt wird von der "Arbeitsgemeinschaft Elektronischer Akt" - bestehend aus der Bundesrechenzentrum GmbH und dem Tochterunternehmen BIT-S GmbH - in enger Kooperation mit allen 12 Ressorts umgesetzt. Die Koordination erfolgt im Bundeskanzleramt. Mit ein Kernstück der ELAK-Lösung sind die Server sowie die weitere technische Infrastruktur von IBM.

EInheitlichkeit des elektronischen Systems
Die Vorteile der Einheitlichkeit des elektronischen Systems für alle Ministerien zeige sich auch darin, dass früher allein durch Regierungsumbildungen 2.500 Mitarbeiter organisatorisch neu positioniert werden mussten. Das habe bedeutet, dass sie mitunter auf eine neue Software eingeschult werden mussten. Mit dem ELAK falle dies weg, so Ledinger. (apa/red)